Amikor azt mondjuk, irodai munka, akkor valamiért mindenki a titkárnői feladatok elvégzésére gondol. Habár az adminisztráció valóban ilyen jellegű munkára utal, egy alkalmazott munkaköre azonban attól is függ, hogy milyen pozícióban dolgozik. Az irodai tevékenység ugyanúgy megjelenik egy egyszerű asszisztens, egy menedzser és egy vezető életében is.
A következő cikkben most az egyes szintek között lévő, a munkavégzéshez köthető különbségeket szeretnénk áttekinteni.
Mit csinál egy asszisztens?
Az adminisztráció néhány pozíció esetében csak ritkán jelenik meg, míg sokaknak, mondhatni, ez a fő tevékenységük. Az https://egerallas.hu/allasok/adminisztracio-irodai-munka felületén például többféle irodai állásajánlattal is találkozhatunk.
Az irodai asszisztens számos feladat elvégzéséért felel. Fogadja a telefonhívásokat, továbbítja az üzeneteket, leveleket ír, tehát valamennyi kommunikációs csatornát felügyeli. Emellett fogadja a vendégeket, foglalkozik a csomagokkal, kezeli az aktákat, iratokat, előkészíti a megbeszélések anyagát, adatokat visz be a számítógépbe és kezeli az adatbázist.
Lehetünk-e a jó asszisztensek?
Ez tulajdonképpen attól függ, mennyire passzol hozzánk ez az állás. Ahhoz, hogy jó asszisztens váljon belőlünk, precíznek, határozottnak, kommunikatívnak kell lennünk és ez még csak a jéghegy csúcsa.
Fontos, hogy hatékonyan kezeljük a különféle helyzeteket, hogy megbízható, szorgalmas személyek legyünk, illetve a nyelvismeret szintén lényeges.
Mi van egy szinttel feljebb? – A menedzseri feladatokról…
A menedzser már készségeket tanít, és az ehhez szükséges anyagokat készíti elő. Ezenkívül sokszor elemzi az adatokat, a teljesítményt, vagyis nyomon követi a legfontosabb tudnivalókat. Összegyűjti a trendekkel kapcsolatos információkat, figyelemmel kíséri a versenytársak adatait stb.
Az ő munkájában tehát ilyen jellegű adminisztrációs feladatok jelennek meg. Azt fontos megjegyezni, hogy sokkal komplexebb folyamatokat irányít, így az irodai munka fogalma is új értelmet nyer.
Mi történik a vezetőségen?
Minél nagyobb a felelősség egy ember vállán, annál kevesebb adminisztrációt kell végeznie. Egy ügyvezető igazgatónak már általában titkárnője van, aki az irodai tevékenységet végzi. Ettől függetlenül vannak olyan telefonok, e-mailek, amelyeket nem bíz másra. A létfontosságú projektek anyagainak elkészítését szintén ő végzi, hiszen ezeket nem adja ki senkinek.
Habár ő már inkább a döntéshozatalért felelős és a jövőre való kitekintés is nagy szerepet játszik az életében, ettől függetlenül minimális szinten őt is érinti az adminisztráció.
Az irodai munkának tehát számos arca van, azt, hogy mi melyikhez passzolunk, a végzettségünk, a személyiségünk és a hozzáállásunk egyaránt meghatározhatja.
